Blog · Asszisztencia · 7 perc olvasás
Nem kell mindent nektek intézni – mit tud levenni a vállatokról egy esküvői asszisztens?
Az esküvőszervezés elején még minden izgalmas.
Pinterest, inspirációs képek, helyszínek, ruhák, virágok, színek, meghívók, zenék… jó érzés elképzelni, milyen lesz majd a nagy nap.
Aztán egyszer csak ott találjátok magatokat egy Excel-táblázat előtt, tele telefonszámokkal, határidőkkel, ajánlatokkal és megválaszolatlan e-mailekkel.
És rájöttök, hogy az esküvő megszervezése nemcsak romantikus pillanatokból áll.
Hanem rengeteg apró feladatból.
Nagyon sokból.
„Csak ezt az egy dolgot még el kell intézni…”
Egy esküvőnél ritkán van olyan, hogy egyetlen nagy feladatot kell megoldani.
Inkább folyamatosan érkeznek a kisebbek.
Meg kell keresni a megfelelő szolgáltatót.
Ajánlatokat kell bekérni.
Össze kell hasonlítani őket.
Vissza kell írni az e-mailekre.
Időpontokat kell egyeztetni.
Le kell foglalni a szállást.
Utána kell nézni a közlekedésnek.
Össze kell állítani a vendéglistát.
Követni kell, ki válaszolt már és ki nem.
El kell küldeni még azt az egy dokumentumot.
Meg kell kérdezni a helyszínt, hogy lehet-e ezt vagy azt.
És közben természetesen dolgoztok, élitek a mindennapjaitokat, családotok van, programjaitok vannak.
Az esküvő pedig folyamatosan ott van valahol a háttérben.
Nem az esküvő megszervezését kell átadnotok
Az esküvői asszisztencia nem azt jelenti, hogy valaki helyettetek megtervezi az egész esküvőt.
Sőt, sok pár éppen azért választ asszisztenciát, mert szeretnék ők meghozni a döntéseket.
Ők szeretnék kiválasztani a fotóst.
Ők szeretnék eldönteni, milyen legyen a dekoráció.
Ők tudják, milyen zenét szeretnének.
Ők választják ki a helyszínt.
Csak közben nem feltétlenül szeretnének minden egyes háttérfeladattal is nekik foglalkozni.
És ez két külön dolog.
Az esküvő lehet teljesen a tiétek úgy is, hogy közben nem minden egyes feladatot ti végeztek el.
Miben tud segíteni egy esküvői asszisztens?
Tulajdonképpen abban, amire éppen szükségetek van.
Például ha nincs időtök több szolgáltatót felkutatni, össze lehet gyűjteni számotokra a szóba jöhető lehetőségeket.
Ha több ajánlat érkezik, segíthet azokat rendszerezni és összehasonlítható formába rendezni.
Ha külföldi esküvőt szerveztek, különösen sok utánajárást igényelhet a szállás, a közlekedés, a helyszín környéke vagy akár a vendégek utazásával kapcsolatos információk összegyűjtése.
Ha sok vendéget hívtok, a vendéglista, visszajelzések, étkezési igények és egyéb adatok kezelése is hamar önálló projektté válhat.
És ott vannak az egyszerű, de időigényes feladatok is.
Pont azok a feladatok, amelyek önmagukban nem tűnnek soknak, együtt viszont órákat tudnak elvinni.
Nem kell mindenhez külön embert keresnetek
Talán ez az egyik legnagyobb előnye annak, ha van mellettetek egy esküvői asszisztens.
Nem feltétlenül egyetlen konkrét feladat miatt kéritek a segítségét.
Hanem azért, mert van valaki, akinek odaadhatjátok azokat a dolgokat, amelyeknek egyszerűen nincs kedvetek, időtök vagy kapacitásotok utánajárni.
„Meg tudnád nézni ezt a három lehetőséget?”
„Kérjünk be még két ajánlatot.”
„Nézd meg, milyen szállások vannak a helyszín közelében.”
„Össze tudnád rakni egy táblázatba?”
„Kinek nem válaszoltunk még?”
„Utána tudnál nézni, hogyan lehet a vendégeknek legegyszerűbben eljutni a helyszínre?”
Ezek nem feltétlenül olyan feladatok, amelyekhez esküvőszervezőre van szükség.
De attól még jó lenne, ha nem mindig nektek kellene megcsinálni őket.
Különösen jól jöhet, ha külföldön házasodtok
Egy külföldi esküvő rengeteg plusz szervezést jelenthet.
És sok esetben a vendégek utazását is nektek kell segíteni információkkal.
Ilyenkor könnyen előfordul, hogy az esküvő szervezése mellett tulajdonképpen egy kisebb utazásszervezési projektet is menedzseltek.
Hol érdemes megszállni?
Hogyan jutnak el a vendégek a repülőtérről?
Milyen közlekedési lehetőségek vannak?
Milyen információkat érdemes előre elküldeni?
Mire kell felhívni a vendégek figyelmét?
Ezeknek az utánajárása időigényes.
És ha valaki leveszi ezt a vállatokról, máris egy kicsit több időtök marad arra, amiért valójában ezt az egészet csináljátok.
Az asszisztencia nem arról szól, hogy mindent átadjatok
Nem kell az egész esküvőszervezést kiadnotok a kezetekből.
Nem is feltétlenül ez a cél.
Lehet, hogy csak néhány hétig van szükségetek segítségre.
Lehet, hogy egy-egy konkrét feladatban kértek támogatást.
Lehet, hogy a teljes szervezési időszak alatt jól jön valaki, akinek rendszeresen át tudtok adni feladatokat.
A lényeg az, hogy a segítség igazodjon hozzátok, ne pedig fordítva.
Hiszen nincs két egyforma esküvő, és nincs két egyforma pár sem.
Mert az esküvő nem attól lesz személyes, hogy mindent ti csináltok
Sok párban van egyfajta rossz érzés azzal kapcsolatban, ha segítséget kérnek.
Mintha attól kevésbé lenne „az övék” az esküvő.
Pedig éppen ellenkezőleg.
Attól, hogy valaki utánanéz egy szolgáltatónak, bekér egy ajánlatot, rendszerezi a vendéglistát vagy összeállít egy hasznos információs anyagot, még ugyanúgy ti döntitek el, milyen legyen a nagy napotok.
A segítség nem veszi el a személyességet.
Csak időt ad vissza.
És az esküvőszervezés során az időből általában mindig lehetne egy kicsivel több.
Néha pontosan ennyi kell: valaki, akihez odaadhatjátok a teendőket
Az esküvői asszisztencia számomra nem arról szól, hogy még egy embert hozzáadunk az esküvői szolgáltatók hosszú listájához.
Hanem arról, hogy legyen valaki a háttérben, akihez nyugodtan fordulhattok:
„Ezt most inkább rád bíznám.”
Ti pedig foglalkozhattok azokkal a döntésekkel, amelyek valóban fontosak számotokra.
Mert az esküvő megszervezése önmagában is elég nagy feladat.
Nem kell minden apró részletet egyedül megoldanotok.